Home Thema's Beveiliging en privacy Klein vinkje missen in leerlingenadministratiesysteem kan grote gevolgen hebben
Beveiliging en privacy

Klein vinkje missen in leerlingenadministratiesysteem kan grote gevolgen hebben

Klein vinkje missen in leerlingenadministratiesysteem kan grote gevolgen hebben
Achtergrond

Een klein foutje in het leerlingenadministratiesysteem (LAS) kan grote volgen hebben voor een school, bijvoorbeeld minder bekostiging. Kennisnet praat hierover met LAS-expert Scherry Snel en geeft ook tips voor een adequaat LAS.

Oorzaken fouten bij leerlingenadministratiesysteem

Snel is functioneel beheerder leerlingenadministratie bij de Stichting voor Islamitisch onderwijs in Midden- en Oost-Nederland (SIMON) en kijkt daarnaast als zelfstandige mee op scholen hoe het invullen van het leerlingenadministratiesysteem verbeterd kan worden. Ze komt daarbij twee belangrijke oorzaken van fouten tegen:

  • Het aanmeldformulier.
  • De interpretatie van de vragen door de ouders.

Snel noemt als voorbeeld waar het fout kan gaan dat bij een islamitische basisschool er twee velden waren waarop ‘Nederlands Onderwijs aan Anderstaligen’ (NOAT) kon worden ingevuld. Doordat een medewerker dit bij slechts één veld had gedaan, kwam er voor de school een NOAT-score van nul uit. Dat scheelde de school veel geld, want de bekostiging was op basis van die NOAT-score.

Snel erkent dat het ingeven van de juiste gegevens soms best gecompliceerd is. Bovendien worden bij het invullen van jongere leerlingen uit hetzelfde gezin niet automatisch alle belangrijke velden van de oudere leerling meegenomen. Een andere bron van fouten is wanneer schoolmedewerkers de door de ouders ingevulde informatie een-op-een inclusief fouten overnemen in het LAS.

VVE-indicatie zorgt ook voor fouten in LAS

Het vroege moment van aanmelden is een andere oorzaak van foutief geadministreerde leerlinggegevens. Ouders of verzorgers melden hun kind soms al jaren voordat hun kind vier wordt aan, en scholen houden die aanmeldingen bij op een schaduwlijst. Ouders of verzorgers weten volgens Snel vaak nog niet of hun kind een indicatie voor Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE) heeft als het kind anderhalf jaar is. Daarom moet je het volgens Snel als school opnieuw uitvragen als het kind daadwerkelijk naar school gaat en niet de gegevens van de schaduwlijst opnemen. De VVE-indicatie is relevant omdat scholen verplicht zijn VVE-kinderen iets extra’s te bieden en daar ook geld voor krijgen.

Negen tips voor een adequaat LAS
  1. Zorg dat administratief medewerkers weten welke gegevens van belang zijn en waarom.
  2. Vanwege de AVG: leg in een autorisatiematrix vast welke medewerker welke rol heeft in het LAS.
  3. Zorg ervoor dat de kennis en vaardigheden van de medewerkers die met het LAS werken van voldoende niveau zijn, door (bij)scholing bij de LAS-aanbieder.
  4. Zorg dat administratief medewerkers van collega’s en van medewerkers op andere scholen kunnen leren over het werken met het LAS.
  5. Zorg voor een inschrijfformulier dat de opbouw van de schermen van het LAS volgt, zodat administratief medewerkers de gegevens eenduidig en makkelijk kunnen overzetten.
  6. Vraag je bij het opstellen van het inschrijfformulier niet alleen af wat je vanwege privacyregels niet mag vragen, maar ook wat je juist wel moet vragen.
  7. Is er bij de leerlingenadministratie twijfel of een inschrijfformulier correct is ingevuld? Check het even bij de ouders of verzorgers.
  8. Volg als bestuurder en schooleider nauwgezet de ontwikkelingen bij je LAS-aanbieder.
  9. Doorloop het thema Registratie van leerlinggegevens van de Kennisnet-tool Inzicht in ict-voorwaarden en ontdek op welke elementen van dit proces jouw school en/of bestuur nog kan groeien.

Bron: Kennisnet, Nationale Onderwijsgids.

Delen:

Wil je op de hoogte blijven? Schrijf je nu in voor
de nieuwsbrief of registreer direct

Trending topics
Schaduw-ict, de IBP-uitdaging van ChatGPT
Stappenplan voor smartphonebeleid op school
Hoe betrek je als school ouders bij mediawijsheid?