Vergaderen, samenwerken en ideeën delen via Microsoft Teams

Om verdere verspreiding van het coronavirus te voorkomen, moeten scholen in ieder geval tot en met 6 april de deuren sluiten. Om leerlingen alsnog van kwalitatief goed onderwijs te voorzien, is de samenwerking tussen leerkrachten nu belangrijker dan ooit. Microsoft Teams vereenvoudigt de communicatie tussen collega’s, het delen van informatie en het samenwerken aan initiatieven. Hieronder enkele tips over het effectief inzetten van een personeelsteam. 

Nu iedereen aan huis is gebonden, is het zaak om de leer- en werkomgeving digitaal beschikbaar te maken. Teams is daarvoor het communicatie- en samenwerkingsplatform bij uitstek. Binnen dit platform kun je aparte teams aanmaken voor je klas, je collega’s en/of je professionele learning community (PLC). Via het personeelsteam kun je gezamenlijk in documenten werken, overleggen en zelfs live broadcasten. Zo verloopt de communicatie over de school, toekomstige maatregelen en nieuwe initiatieven via één centrale hub, toegankelijk via je mobiel, tablet, pc of Chromebook. Dit zijn enkele tips voor het effectief inzetten van een personeelsteam:

• OneNote Staff Notebook: dit is een geïntegreerd personeelsnotitieblok. Via deze toepassing kunnen alle leden samenwerken in een gedeelde ruimte, kunnen zij gezamenlijk items en bestanden bewerken en is er een privénotitieblok voor elk personeelslid. Gedeelde bestanden, of dit nu Word-, PowerPoint- of Excel-bestanden zijn, kun je met iedereen uit het personeelsteam delen en bewerken, waarbij de vorderingen automatisch worden opgeslagen. Doordat je team in één document samenwerkt, voorkom je de versplintering van informatie en behoud je het overzicht.  
• Communiceren: het is eenvoudig om contact te houden via de chat-, audio- en/of videofunctie. Dit is handig voor de kortere vragen tussen collega’s onderling, maar ook voor de vergaderingen op schoolniveau. Binnen Teams werk je in een beveiligde omgeving en wordt alles wat je deelt direct centraal opgeslagen. Dit is dus sneller, veiliger en praktischer dan communiceren via bijvoorbeeld WhatsApp of e-mail.
• Scherm delen: in Teams-vergaderingen is het mogelijk om je eigen scherm óf het scherm van één specifieke applicatie te delen met je toehoorders. In het laatste geval zijn de nevenactiviteiten die je uitvoert op de computer niet zichtbaar voor de rest van de luisteraars.
• Whiteboard: via het Microsoft Whiteboard kun je met jouw collega’s samenwerken op een digitaal whiteboard. Op dit bord kun je vrij schrijven en tekenen. Door Microsoft Whiteboard te integreren in een Teams-vergadering functioneert het als het ware als een flipover op afstand.
• Agenda: in de agenda heb je een overzicht van alle vergaderingen en calls op een dag. Met één klik op de knop kun je collega’s uitnodigen voor een vergadering en kunnen zij net zo moeiteloos deelnemen. De agenda in Teams is gesynchroniseerd met je Outlook-agenda.
• Live broadcasting: via deze toepassing is het mogelijk een one-to-all situatie te creëren, waarbij je als schoolleider of leidinggevende je werknemers persoonlijk kunt toespreken. Zo kun je jouw werknemers op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen en updates.