Digitale transformatie in één weekend bij VSNU

Onder druk van de coronacrisis vond bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU) in één weekend een digitale transformatie plaats, waarbij Teams een centrale rol speelde. Hans van der Meer, manager Microsoft 365, vertelt hoe dat proces in zijn werk ging.

Over VSNU

VSNU is de gezamenlijke stem van veertien Nederlandse universiteiten. De organisatie ondersteunt en bevordert de educatieve en maatschappelijke doelstellingen van elke instelling. De VNSU vergadert regelmatig en houdt twee groepsbijeenkomsten per jaar. Om de communicatie en het delen van bestanden tussen deze universiteiten te verbeteren, is VSNU in 2019 met de hulp van SURF, de ICT-coöperatie van onderwijs en onderzoek in Nederland, gemigreerd naar de Azure-cloud en Microsoft 365. Hoewel tools als OneDrive en SharePoint snel werden geïmplementeerd binnen de VSNU, hadden de bestuursleden van de veertien universiteiten nog steeds moeite om via één gemeenschappelijk kanaal te communiceren. Ook de tool voor videovergaderingen kwam moeilijk van de grond.

Coronacrisis

Dat veranderde toen de coronacrisis uitbrak. Reinout van Brakel, Domeinleider Accountability bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU): “Plotseling hadden we een snelle oplossing nodig om iedereen verbonden te houden. Omdat we al ervaring hadden met het gebruik van Microsoft Teams bij de VSNU, namen we contact op met SURF om dit uit te rollen in heel ons universiteitsnetwerk.”

SURF was voorbereid op deze uitdaging dankzij de toekomstgerichte planning die ze hadden gemaakt toen COVID-19 voor het eerst zijn kop opstak, vertelt Program Manager Andres Steijaert: “We hadden al contact gehad met Microsoft om ons te helpen met het opschalen van onze capaciteit, omdat we verwachtten dat onze aangesloten instellingen extra ondersteuning nodig zouden hebben. De universiteiten waren in crisismodus, dus we hadden een eenvoudig en veilig vergaderplatform nodig dat kon worden gebruikt op verschillende apparaten en dat deelnemers van de VSNU en de 14 universiteiten ondersteunde. Daarom hebben we samen met Microsoft snel een Teams-oplossing geïmplementeerd en de VSNU geholpen om deze speciale oplossing te introduceren en gebruiken.” Uiteindelijk vond de implementatie plaats in één weekend. Steijaert: “We waren er trots op dat we dit zo snel konden doen en de VSNU en de universiteiten in zo’n kort tijdsbestek konden helpen zich aan te passen.”

Gedragsverandering

Sinds de overstap naar Microsoft Teams hebben de universiteiten een brede gedragsverandering gezien, waarbij veel mensen nu praten met collega’s via Teams in plaats van de telefoon. Nu alle vergaderingen worden gehost via Microsoft Teams, is het aanwezigheidspercentage van bestuursleden gestegen tot 100 procent en worden er ook kortere, meer toegespitste sessies gehouden, omdat reizen niet langer nodig is en iedereen direct kan deelnemen.

Nu de universiteiten weer open gaan en overstappen op blended learning, gelooft Van Brakel dat er meer mogelijkheden zijn waarop hoe iedereen Microsoft Teams kan gebruiken om zich aan te passen aan dit nieuwe normaal, waarbij thuis en op kantoor als één omgeving worden gezien. “We schaffen grotere schermen aan voor het kantoor, zodat mensen efficiënter kunnen vergaderen met iedereen die thuis werkt. Nu deze universiteiten ervaring hebben met Teams en vergaderingen op afstand, zijn er hopelijk meer opties waarbij je minder hoeft te reizen en sneller wordt bijgepraat tijdens regulier overleg.”

Projecten beheren via Teams

En Van Brakel kijkt al verder: “Ik denk dat we in deze periode een aantal echt positieve ontwikkelingen hebben gezien en we zijn nu zelfs van plan om projecten via Teams te gaan beheren. We hebben een netwerk van zo’n 3.000 mensen met wie we regelmatig samenwerken, dus het zou geweldig zijn als iedereen hetzelfde cloudsysteem gebruikt, zodat we bestanden kunnen delen en meer kunnen samenwerken via Teams.”

Bron: Microsoft (Hans van der Meer)