Onderwijsgroep SVOAZ met Microsoft 365 volledig in de cloud

De Stichting Voortgezet Onderwijs Amsterdam-Zuid (SVOAZ) omvat drie scholen: het Fons Vitae Lyceum, het St. Ignatiusgymnasium en het St. Nicolaaslyceum. Afgelopen jaar hebben de scholen in samenwerking met Microsoft en Breinwave bijna in het geheel de werkplekken overgezet naar de cloud met behulp van Azure, Intune for Education en Office 365.

Docenten en leerlingen vroegen om betere ICT-voorzieningen, maar ook aflopende contracten met IT-dienstverleners en de groeiende mogelijkheden met het cloudplatform Microsoft 365 brachten dit proces in een stroomversnelling. Remko den Besten voerde als zelfstandig ICT-adviseur en cloudspecialist in het onderwijs de afgelopen jaren voor alle drie de scholen opdrachten uit. Door deze werkzaamheden zag hij duidelijk de gezamenlijke behoefte en bracht hij de ICT’ers van de verschillende scholen samen om van daaruit een nieuwe, gezamenlijke strategie voor werkplekservices uit te werken. 

Soepel werkende werkplekken

Het team voor de drie scholen maakte een plan voor een volledige cloudwerkplek, inclusief de ambitie om zonder servers te gaan werken. “Cloudtechniek vormde daarbij het eerste uitgangspunt, maar ook zaken versimpelen en anders durven denken. Leveranciers bieden vaak standaardoplossingen en redeneren vanuit hun eigen propositie.” Het ging volgens hem vooral om het realiseren van soepel werkende werkplekken die zonder veel inspanning uitgerold kunnen worden en eenvoudig zijn in het beheer.

Ook Eric Redegeld maakte het proces mee, als applicatie- en systeembeheerder. Met een achtergrond als ICT-coördinator in het basisonderwijs maakte hij enkele jaren geleden een uitstap naar het bedrijfsleven, waar hij onder meer met Office 365 werkte en met Azure te maken kreeg. In mei 2017 werd het Fons Vitae Lyceum zijn nieuwe werkplek en ontwikkelde hij zich tot Microsoft Innovatie en Education Expert. Behalve het werkplekbeheer verzorgt hij hier ook lessen als docent informatica.

Beschermd tegen calamiteiten

Binnen het SVOAZ-team werken Den Besten en Redegeld met nog vijf collega’s intensief samen. Op twee scholen liepen de beheercontracten af, wat een extra stimulans gaf om zaken als uitrol en beheer sterk te versimpelen. Aflopende contracten zorgden voor tijdsdruk, maar daarbij sloeg ook het noodlot toe bij het Fons Vitae Lyceum. In juni 2017 gingen veel bestanden op de server van het lyceum verloren als gevolg van blusschade na een brand. “Dan merk je wel hoe afhankelijk je bent van je systemen”, zegt Redegeld. “Die ervaring heeft voor ons de gang naar de cloud zeker versneld.” 

De migratie werd een stuk makkelijker gemaakt door samenwerking met Breinwave. Den Besten: “Samen met hen als Onderwijs- en Microsoftspecialist en de benodigde extra expertise van Microsoft zelf hebben we onze ambities waar kunnen maken.” Met Azure en Intune for Education is SVOAZ erin geslaagd een flinke verbeterslag te maken in uitrol en beheer. “De techniek kon de deur uit en het beheer werd gemakkelijker. Een verplichte Europese aanbesteding was daarom niet meer nodig.”

Uitrol applicaties met Intune

Alle data staan nu in Office 365. Identity Management wordt geregeld met het Azure-platform. Den Besten: “We rollen beheerde devices uit middels autopilot of een USB-stick en applicaties met Intune. Heel veel applicaties kunnen als Software-as-a-Service geleverd worden. Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen, maar ook klassieke applicaties kunnen uitgerold worden middels Intune. Geen klassieke lange trajecten meer met uitrol vanaf servers en afhankelijkheid van dienstverleners.”

De efficiencywinst die dit tot gevolg heeft, is groot. Redegeld: “We vroegen ons vaak af: kan dat niet simpeler? Microsoft beheert de servers en alles staat in een Office 365-omgeving. Daar hebben we verder geen omkijken meer naar. Als je nu dingen ingeregeld wilt krijgen, kun je het ook makkelijk zelf doen, terwijl je er vroeger bij de beheerpartij om moest vragen. Dat scheelt geld, maar ook tijd.”

Eenduidige beheeromgeving

Ondanks dat de scholen nog drie ‘tenants’ hebben – er zijn immers drie afzonderlijke scholen – is de Microsoft 365-beheeromgeving volledig hetzelfde ingericht met duidelijke policy’s, rechtenstructuren en eenduidigere recepten voor de uitrol van de verschillende groepen devices. “Er is veel geloof in de voordelen van een toekomst met één laptop per leerling, daar groeien we langzaam naartoe”, zegt Den Besten. “Het is al geweldig om te zien dat docenten enthousiast worden om hun les anders vorm te geven en ICT echt als middel met meerwaarde ervaren. Dat ze een werkplek hebben die werkt op elk device en waarmee ze creatief aan de slag kunnen.” 

Redegeld: “Als werkplekbeheerders kunnen we ons veel meer focussen op de ondersteuning bij applicaties. Geen zorg meer over beveiliging van servers of data, dat is met het Microsoft 365-platform goed belegd.” 

Flinke stap vooruit

Met de overgang naar Azure en Intune is SVOAZ ook beter gaan werken met Office 365, onder andere door de inzet van Microsoft Teams. “Teams geeft echt een meerwaarde in de samenwerking en communicatie, zowel voor de schoolorganisatie als de voor de lesorganisatie. Middels de door Microsoft gefaciliteerde School Data Sync hebben we alle lesgroepen vanuit het rooster automatisch ingelezen in Teams”, aldus Den Besten.

Met dit succes heeft SVOAZ een flinke stap voorwaarts gemaakt, vindt Den Besten, maar de ambitie reikt verder. Zo ziet hij graag de verdere ontwikkeling van de Office 365-onderwijsomgeving als goede basisleeromgeving met gemakkelijk te integreren apps. “Verschillende toepassingen, zoals plagiaatcontrole, zijn al onderdeel van de omgeving, maar een omgeving voor classroom-management zou docenten bijvoorbeeld beter helpen met het sturen van de laptops van leerlingen. Zo blijven wij als SVOAZ-team onze samenwerking voortzetten en daarmee de verdere ontwikkeling van de cloudwerkplek.”