Digitale Campus transformeert student journey aan de OU

De Open Universiteit (OU) heeft gekozen voor een Digitale Campus om zo een boost te geven aan de onderwijsondersteuning van studenten en medewerkers. De Digitale Campus is een innovatief digitaal platform voor alle onderwijsondersteunende processen binnen de OU. Partner Breens Network zal de totaaloplossing ontwikkelen en beheren. Henk van der Wal, directeur Onderwijsservices (OS), stelt dat de Digitale Campus inspeelt op de slimme flexibilisering van het onderwijs van de OU en de manier aanpast waarop de universiteit haar studenten en docenten ondersteunt. “Het gaat om de vrijheid om zelf je studieroute uit te stippelen in tempo en keuze.”

Na afronding van een studie aan de HTS werkte Henk van der Wal tien jaar in de technieksector. “Ik heb die jaren gewerkt aan echografieontwikkeling bij Philips Medical Systems. Destijds gaf mijn baas aan: ‘Henk, het gaat goed, maar je wordt nooit een held in de techniek’. Het was voor mij een teken om een overstap te maken. Vervolgens ben ik aan de slag gegaan in de commerciële wereld, eerst internationale marketing bij Philips en later bij Ziggo.” In de loop der jaren heeft Van der Wal zich ontwikkeld tot generalist. In zijn huidige functie als directeur Onderwijsservices bij de OU richt hij zich op student- en docent ondersteunende onderwerpen.

De Digitale Campus

Rond 2019 erkende de OU dat een aantal technische systemen end-of-life waren. Deze systemen werden niet meer ondersteund door leveranciers of waren zo ver doorontwikkeld dat iedere gewenste wijziging op grote doorlooptijden stuitte. Het idee voor een Digitale Campus ontstond: een totaaloplossing die medewerkers en studenten het hoogste gemak biedt. Volgens Van der Wal sluit de Digitale Campus naadloos aan bij de visie en de strategie van de OU: “Hoewel de aanleiding technologie gedreven is, was dit ook het juiste moment om onze processen meer te gaan inrichten vanuit het gezichtspunt van onze studenten”.

Als inspiratiebron voor de ontwikkeling van de Digitale Campus kijkt de directeur naar serviceproviders zoals banken en verzekeraars. Van der Wal: “Als je nu een consument bevraagt wat zijn of haar ervaring is met een serviceprovider, dan is die aanzienlijk beter dan 20 jaar geleden. Deze partijen zijn eerder begonnen met de inrichting van processen, bezien vanuit de klant. Er zijn diverse processen waarop de OU vooruitgang kan boeken.”

Een centrale plek

De Digitale Campus omvat een Student 360 (CRM) systeem, een studentenportaal, een studentinformatiesysteem (SIS) inclusief onderwijscatalogus en oplossingen voor flexibel plannen en roosteren. Met de Digitale Campus werkt de OU toe naar een omgeving met één waarheid en gekoppelde informatie. “Als een student straks met ons belt, kunnen we zien wat er eerder gecommuniceerd is. Daarnaast moeten we met z’n allen binnen de organisatie meer digitaal gaan werken en zoveel mogelijk papierloos. Alleen dan wordt onze reactietijd korter en neemt de kans op fouten af. Hoewel studenten onze grootste gebruikersgroep zijn, bieden we in de Digitale Campus ook tools voor onze medewerkers.” legt Van der Wal uit.

De student journey

Een student heeft tijdens zijn studie meerdere interactiemomenten met de onderwijsinstelling. De Digitale Campus stroomlijnt de reis van de student, waarbij hij of zij meer zeggenschap heeft over de studie. Van der Wal: “Als een student zich bij ons aanmeldt dan weten we vaak nog niet of dat voor een enkele cursus is of voor een hele opleiding. Dat vragen we vooraf aan de student en dan plannen we een persoonlijk studiepad. Daar kan de student in overleg met de studieadviseur te allen tijde wijzigingen op aanbrengen. Onze studenten zijn vaak mensen die werken en ’s avonds en in het weekend studeren. Het is dan prettig als ze daarop hun tempo van studeren kunnen aanpassen. Ook adviseren wij bij de volgende stappen in hun route. Iemand die losse cursussen volgt kan op een gegeven moment toch besluiten een bachelordiploma te willen behalen. Het gaat om de vrijheid om zelf je studieroute uit te stippelen in tempo en keuze. Studenten kunnen straks veel van die zaken voor hun studie zelf regelen.”

De OU heeft zichzelf ten doel gesteld om met de Digitale Campus een voortrekkersrol te vervullen. “In de toekomst denken we dat eenieder tijdens het werkzame leven blijft studeren, oftewel een leven lang ontwikkelen (LLO). Onze belangrijkste doelgroep is niet de achttienjarige die van de middelbare school komt, maar vaak mensen die werken, een gezin hebben en / of andere dagtaken. De OU biedt niet alleen bachelor- en masterprogramma’s aan, maar ook focusprogramma’s. Dat zijn kortere academische programma’s die behapbaarder zijn voor iemand die fulltime werkt om te volgen in de avonduren. De Digitale Campus maakt flexibel onderwijs voor iedereen toegankelijk”, stelt Van der Wal. Het model van de Digitale Campus spreekt andere Europese open universiteiten aan die de ontwikkeling met belangstelling volgen.

Onderwijsservices

Volgens Van der Wal spelen de medewerkers binnen de afdeling Onderwijsservices een cruciale rol bij de ontwikkeling van de nieuwe processen en onderliggende systemen. Immers: zij zijn belangrijke uitvoerders van ondersteunende processen. “Tijdens die ontwikkeling van de Digitale Campus leveren zij input aan de functionele wensen en eisen, zullen zij meewerken aan de gebruikerstests en een rol hebben bij de migratie van data. We rekenen erop dat we verschillende onderdelen van de processen kunnen automatiseren; de hierdoor vrijkomende capaciteit wordt vervolgens ingezet om de kwaliteit en het serviceniveau naar zowel studenten als docenten te verbeteren.”

Toch zal er altijd een bepaalde hoeveelheid handmatig werk overblijven. Van der Wal: “Denk bijvoorbeeld aan een verzoek tot toelating tot een masteropleiding. Daar komt heel wat bij kijken: vooropleiding van de student, hoe lang geleden was dat en welk curriculum ligt er aan ten grondslag. Er moeten documenten – bijvoorbeeld getuigschriften en cijferlijsten – worden overlegd, en meer. De Digitale Campus zal dat traject van beoordelen gaan begeleiden met een zogenaamd zaaksysteem.”

‘A walk in the park’

De Digitale Campus raakt straks alle processen vanuit de student of de docent binnen de onderwijsinstelling. De totaaloplossing moet uiteindelijk de studiereis van de student makkelijker maken. Studeren is waarvoor onze studenten komen, alle andere zaken moeten worden ervaren als een walk in the park.”