Home Thema's Onderwijsinnovatie Digitalisering examens is niet alleen ict, maar ook organisatieontwikkeling
Onderwijsinnovatie

Digitalisering examens is niet alleen ict, maar ook organisatieontwikkeling

Digitalisering examens is niet alleen ict maar ook organisatieontwikkeling
Achtergrond

Hoe bereiden scholen zich voor op de implementatie van de OKE-koppelingen en digitaal examineren? Daarover interviewt tekstschrijver Martijn van der Ven voor MBO Digitaal maandelijks een school. In het eerste deel de ROC van Amsterdam-Flevoland, een van de initiatiefnemers van het project OKE (Onderwijskoppeling en Examinering). Van der Ven spreekt met Programmamanager Aafke Selten, met Proces- en informatieadviseur Marga Schoneveld en met Manager van de afdeling Onderwijslogistiek en Ondersteuning, Suzan Tessels.

Digitalisering examens: van moetje naar must

Tessels vertelt dat digitale transformatie een belangrijk thema is in de meerjarenstrategie van de ROC van Amsterdam-Flevoland. Ruim twee jaar geleden ging de ROC aan de slag met de digitalisering van examinering. Dat was vanwege corona aanvankelijk een moetje, maar inmiddels is het een must omdat papier omslachtig is en er bij digitaal examineren minder kans is op fouten en correctiewerkzaamheden.

De digitale examens werden afgenomen op beveiligde pc’s, in geschikte lokalen en met de juiste software. De ROC formuleerde bovendien beleid voor de afname van digitale examens. Omdat de voor- en achterkant van het examineringsproces vergelijkbaar was met een analoog karrespoor en de ROC aansluiting wilde maken op de digitale racebaan werd contact gezocht met MBO Digitaal. Vervolgens zette de ROC samen met andere scholen, examenleveranciers en leveranciers van afnameomgevingen en studentinformatiesystemen het project OKE in gang gezet.

Implementeren digitaal examineren

Selten wijst erop dat de afzonderlijke colleges van de ROC eisen wensen hadden op het gebied van:

  • Flexibilisering van het onderwijs.
  • Integrale roosters voor studenten van lessen en examens.
  • Een efficiënter proces waarbij data uitgewisseld kunnen worden tussen systemen, zodat de school minder handmatig hoeft over te zetten.

Dit had gevolgen voor processen en taakverdeling. Uiteindelijk kwam er een programma om digitaal examineren te kunnen implementeren en om samen op de digitale racebaan te komen.

Adviezen voor beleids- en procesaanpassingen

De ROC werkt momenteel aan adviezen om te komen tot beleids- en procesaanpassingen. Daarbij gaat het onder meer over:

  • Nieuwe afspraken over het beheren van varianten van examens.
  • Vrijstellingen registreren.
  • Examenresultaten vaststellen.

De ROC praat met applicatieleveranciers zodat de leveranciers meer informatie hebben over optimaal applicatiegebruik en over de wensen van de ROC rond extra digitale ondersteuning.

Selten vertelt dat de ROC deelnam aan de eerste pilot met een werkende OKE-koppeling en dat de implementatie wordt voorbereid. De ROC is echter nog niet up and running.

Niet alleen ict-traject

Inmiddels is de ROC erachter dat de implementatie van de OKE-koppeling niet alleen een ict-traject is, maar dat het digitaliseren van het examineringsproces ook vraagt om een hele organisatieontwikkeling. Daarbij kost het veel tijd om onder meer:

  • Met alle stakeholders het proces te harmoniseren.
  • Werkinstructies daarop af te stemmen.
  • De beleidsaanpassingen uit te werken.
  • De verschillende afdelingen en teams erop voor te bereiden.
BOP-coördinatoren MBO Digitaal

Lianne de Vries en Alda Kroneman zijn BOP-coördinatoren (Beleid, Organisatie en Proces) van MBO Digitaal. Selten ziet hen als smeerolie tussen de verschillende organisaties zoals examenleveranciers, softwareleveranciers en mbo-instellingen. Ze kunnen kennis en ervaring delen met andere scholen. Bovendien bieden de BOP-coördinatoren handvaten voor de interne organisatie van de ROC, bijvoorbeeld bij het in kaart brengen van de processtappen en uitwerking van nieuw beleid, zoals de vaststelling van examenresultaten, of het opstellen van nieuwe procesflows vanuit het digitale examineringsproces volgens de MORA architectuur.

Schoneveld ziet kansen om ook andere processen bij de ROC te gaan digitaliseren, zoals een digitaal beoordelingsformat van praktijkexamens. Volgens Schoneveld zal nooit alles digitaal kunnen, maar is iedereen binnen de ROC zich wel ervan bewust dat digitalisering helpt om efficiënter te werken waar het kan.

Lessen van de ROC

Volgens BOP-coördinator Alda Kroneman leert de aanpak van de ROC van Amsterdam-Flevoland dat het digitaal afnemen van examens impact heeft op verschillende aspecten in de keten. Kroneman wijst erop dat er inmiddels een roadmap is waarbij gekeken wordt op welke locatie welke examens worden afgenomen en welke devices daarvoor nodig zijn.

Bron: MBO Digitaal.

Delen:

Wil je op de hoogte blijven? Schrijf je nu in voor
de nieuwsbrief of registreer direct

Trending topics
Kansrijkere arbeidsmarktposities mbo-studenten door monitoring
Drie lessen van een sectorbrede cybercrisisoefening