Hoe beleg je taken en verantwoordelijkheden bij informatiemanagement op school?

Overal binnen een school wordt informatie gebruikt. Omdat iedereen binnen een school werkt met informatie en in zekere mate afhankelijk is van de beschikbaarheid en kwaliteit van deze gegevens, betekent dat informatiemanagement dus eigenlijk van – en voor iedereen is. Het is daarom heel belangrijk om taken en verantwoordelijkheden bij informatiemanagement op school goed te beleggen.

Dat stelt Okko Huising van Kennisnet. De manier waarop ze zijn belegd bepaalt namelijk grotendeels hoe iemand naar bepaalde onderwerpen kijkt en welke keuzes vanuit dat perspectief het meeste voor de hand liggen. Huising adviseert om bij goed geregeld informatiemanagement inhoudelijke verantwoordelijkheid en uitvoering gescheiden te houden. De activiteiten (strategisch, tactisch en operationeel) staan namelijk los van de vraag wie deze gaat uitvoeren.

Verschillende actoren

Huising onderscheidt vervolgens de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren binnen een onderwijsorganisatie:

• Bestuur: heeft voornamelijk te maken met wet- en regelgeving. Daarnaast is het bestuur verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de (onderwijs)visie, strategie en beleid.
• Schoolleiding: houdt zich ook vooral bezig met wet- en regelgeving. De schoolleiding is daarnaast verantwoordelijk voor beleid en planning, verantwoording, en medezeggenschap.
• Informatiemanagement: gaat over het organiseren van informatie op basis van de informatiebehoeften uit de activiteiten van de school en de informatievoorziening die wordt gefaciliteerd door ict.
• ICT: helpt met het beschikbaar stellen en operationeel houden van de middelen die nodig zijn om informatie- en communicatieprocessen te faciliteren (de aanbodzijde).

Huising wijst erop dat elke rol zijn eigen perspectief op vraagstukken oplevert, maar dat de personen die de rol vervullen ook enige kennis moeten hebben van de inhoud van de andere rollen. Daarom adviseert Huising overleg om de strategische doelen met elkaar te verbinden.

Goed regelen informatiemanagement

Om informatiemanagement vervolgens goed te regelen zijn er verschillende hulpmiddelen. Zoals de modellen van FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur). Aan de hand van deze modellen (bestuur, schoolleiding, informatiemanager en ict-manager) maakt een school inzichtelijk welke activiteiten en processen bijdragen aan het realiseren van specifieke doelen en wat daarbij de informatiebehoefte is.

Aandachtspunten en tips

Huising sluit af met drie aandachtspunten en tips:

• Scholen moeten zich niet laten verblinden door mooie apps, maar technologie relateren aan uit te voeren activiteiten om doelen te realiseren. Dus altijd van doel > activiteiten > informatiebehoefte > informatievoorziening (oplossing) > technologie (ict).
• Heeft een school niet genoeg mensen binnen de eigen school om alle benodigde taken en verantwoordelijkheden te beleggen, werk dan samen met andere scholen of huur extern capaciteit in (in die volgorde). Op het gebied van technologie is veel hetzelfde (een laptop is een laptop). De eigenheid van de school komt niet in het gedrang wanneer de school op het gebied van technologie kiest voor samenwerking!
• Het bestuur van scholen en de informatiemanagementrol moeten zich primair bezighouden met ict-onafhankelijke gesprekken over de informatie- en communicatieprocessen.

Bron: Kennisnet