Waarom is informatiemanagement op school belangrijk?

Kennisnet publiceert vanaf juli een reeks van zeven artikelen over goed informatiemanagement binnen de schoolorganisatie. In het eerste deel aandacht voor de definities van informatie en informatiemanagement en waarom het belangrijk is tijd en aandacht te besteden aan informatiemanagement.

Definities

Kennisnet definieert informatie als: gegevens die een concrete bijdrage leveren aan processen die bepalend zijn voor het goed functioneren van een organisatie.

Kennisnet definieert informatiemanagement als: het achterhalen van de informatiebehoefte van de verschillende doelgroepen en nagaan hoe u deze informatie vervolgens zo eenvoudig mogelijk ter beschikking stelt.

De informatiemanager vertaalt de informatiebehoefte rond werk- en bedrijfsprocessen in concrete informatievoorzieningen en -oplossingen.

Volgens Kennisnet is samenwerking noodzakelijk voor goed informatiemanagement. Het grootste voordeel van goed informatiemanagement is dat u onderwijs(processen) met zo min mogelijk tijd, geld en middelen kunt organiseren, zodat er zoveel mogelijk tijd overblijft voor de kerntaak van het onderwijs: lesgeven. 

Omgaan met informatiemanagement

Kennisnet ziet in de praktijk verschillende manieren waarop een school om kan gaan met informatiemanagement:

• Geen aandacht aan besteden.
• Rol beleggen bij een willekeurige medewerker van de school.  
• Rol beleggen bij de ict-manager.  
• Rol beleggen bij speciaal aangestelde informatiemanager (eventueel gedeeld met andere scholen). 

Daarbij is het belang dat de school hecht aan goed informatiemanagement terug te zien in de investeringen die de school hierin doet.

FORA

In de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) zijn uitgebreide modellen te vinden om processen binnen de school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen. De FORA richt zich op zeven gebieden. In de FORA staat ook een modelschool, waarbinnen verschillende praktijkvoorbeelden zijn uitgewerkt. 

Wereld te winnen

Omdat Kennisnet denkt dat er nog een wereld te winnen valt, stimuleert Kennisnet scholen om actief aan de slag te gaan met informatiemanagement. Kennisnet heeft een tool ontwikkeld, ‘Inzicht in ict-voorwaarden’. Daarmee kunnen scholen zien aan welke voorwaarden ze moeten voldoen om voor een professionele ict-omgeving te kunnen zorgen. De thema’s in de tool zijn informatiebeveiliging en privacy (IBP), digitaal toetsen en toegang tot digitale leermiddelen. Met de resultaten kunnen scholen aan de slag om hun processen te verbeteren.  

Aandachtspunten en tips

De eerste aflevering eindigt met een aantal aandachtspunten en tips:

• Ga voor uw eigen rol eens na welke informatie bij diverse activiteiten binnenkomt, wat u ermee doet en waar u de (bewerkte en/of nieuwe) informatie vervolgens weer naartoe stuurt.   
• Bent u al bezig met informatiemanagement en wilt u hierover in gesprek met uw collega’s? Bekijk samen de uitgebreide stappenplannen en procesbeschrijvingen van de FORA.
• In september 2022 start het landelijke Netwerk Informatiemanagement po/vo. Het is opgezet om gezamenlijk bewustwording, inzicht en sturing op informatie te organiseren. 

Bron: Kennisnet.